В январе в интернете повсеместное распространение получил такой юридический совет: «В 2020 году, подписывая и датируя документы, никогда не сокращайте год как «20». Дату на документах легко подделать и превратить год в 2018 или 2016 и так далее».
Дмитрий Коротков, консультант компании «ЮКЕЙ» в материале на сайте практического онлайн-журнала «Деловой мир» объясняет, что еще не стоит делать в официальных документах, кроме сокращений.
В консалтинговой компании «ЮКЕЙ» часто говорят об опасности сокращений в официальных документах, ведь они увеличивают риски их фальсификации.
С одной стороны, использование сокращений в письменной речи — распространенная практика, которая экономит время написания текста и делает это более лаконичным. Тем не менее, в юридических текстах, к которым мы относим договоры, процессуальные документы и прочее, использование сокращений — это зачастую потенциальный риск подделки со стороны недобросовестного контрагента.
Действительно, в первых числах января 2020 года в сети появились комментарии юристов, предостерегающих от использования всеми нами любимых сокращений в датах. Например, написание «01.01.20» вместо «01.01.2020». Понятно, что появление таких комментариев вызвано началом нового десятилетия, но с таким же успехом можно было пенять на использование сокращения «01.01.19», к которому тоже можно приписать другие цифры и получить 1999 год вместо 2019-го.
В любом случае, все это хороший повод, чтобы в очередной раз напомнить о недопустимости сомнительной экономии бумаги и чернил принтера и долей секунд личного времени в ущерб защищенности документа от подделки.
В связи с этим напоминаем некоторые основные правила юридического документооборота:
- При оформлении даты документа не рекомендуется указывать месяц цифрами, а год — последними двумя цифрами.
- Следует осторожно использовать местоимения — неоднократное использование наименования лица может выглядеть как тавтология, но красота изложения в официальных документах вторична.
- Числовые значения желательно дублировать прописью. Важно при этом проверять тождественность цифрового и буквенного изложения.
- Знаки «–» и «+» следует заменять словами «минус» и «плюс».
- Цифру «ноль», например, в протоколе голосования следует заменить словом «отсутствует», чтобы «0» не превратился в «10» и тому подобное.
- Написание сокращений по всему тексту документа должно быть одинаковым, сокращения должны быть распространенными. Но лучше всего их вообще избегать.