Материал можно прочитать на сайте практического онлайн-журнала «Деловой мир».
Угроза коронавируса (Covid-19) внесла коррективы в жизнь многих работающих людей. Кто-то сидит дома на карантине, вернувшись из заграничного отпуска, кто-то работает из дома. Многим такие варианты предложили работодатели, переведя сотрудников, чья работа в основном ведется за компьютером, на удаленный режим работы.
Однако далеко не каждая организация может позволить себе такое решение проблем — многим сфера деятельности не позволяет просто перевести сотрудников на режим работы из дома. А делать всё равно что-то надо, особенно бизнесу, несущему потери из-за объявленных мер безопасности.
Выходит, что угроза коронавируса и последовавшие за этим государственные меры с правовой точки зрения напрямую затрагивают трудовые отношения. Ведущий консультант консалтинговой компании «ЮКЕЙ» Татьяна Васёва комментирует, как правильно выстроить отношения с наемными сотрудниками и какие действия можно предпринять.
Что случилось?
С середины марта по всей России действует режим «Повышенная готовность». К нему присоединились все 85 регионов страны.
Режим повышенной готовности предполагает целый ряд мер по профилактике распространения коронавируса. В частности, отменяются массовые мероприятия, закрываются заведения с массовым скоплением людей, образовательные учреждения переходят на дистанционное обучение.
Если обратиться к распорядительным региональным документам, то в них увидим План действий по предупреждению завоза и распространения инфекции, вызванной новым коронавирусом (COVID-19).
В соответствии с ним, руководители организаций любой формы собственности, а также индивидуальные предприниматели признаются ответственными за обеспечение отстранения от работы сотрудников:
● у которых есть проявлениями признаков острого респираторного заболевания,
● которые менее двух недель назад вернулись из зарубежных стран с неблагополучной эпидемической обстановкой по COVID-19.
Что такое отстранение от работы?
Порядок отстранения работников прописан в Трудовом кодексе РФ. Одно из оснований для отстранения, которым может воспользоваться работодатель в текущей ситуации, — это отстранение от работы, если в отношении сотрудника вынесено соответствующее решение компетентного органа или должностного лица. К числу таких органов, в частности, относятся Федеральная инспекция труда, государственные санитарные врачи и их заместители.
Как только работодатель получает оригинал или заверенную копию официального документ, он должен отстранить сотрудника от работы. Отстранение оформляется приказом руководителя организации-работодателя. Унифицированной формы такого документа нет, разработать его можно самостоятельно.
К работе сотрудник допускается также на основании приказа работодателя, которые издается уже после отмены решения компетентного органа.
Отстранение от работы по причине, которая не предусмотрена в нормативно-правовом акте, влечет за собой риск привлечения работодателя к ответственности.
Во-первых, к административной. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — это предупреждение или штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, для юридических лиц - предупреждение или штраф от 30 до 50 тыс. рублей. При повторном нарушении только предупреждением уже не ограничиться, а штрафы увеличиваются. Для должностных лиц и ИП до 20 тыс. рублей, для юрлиц — до 70 тыс. рублей.
Во-вторых, к материальной, а именно к выплате неполученного работником заработка за период незаконного отстранения.
Если решения компетентного органа об отстранении нет, что делать в отношении заболевших сотрудников, сотрудников, вернувшихся из «зараженных» стран» или проживающих совместно с лицами, вернувшимися из таких стран?
Работодателю должен проанализировать кто из сотрудников и в какой период находились в отпусках и/или командировках. У находившихся в отпусках нужно запросить информацию о местах, где они отдыхали. Также необходимо издать приказ или распоряжение работодателя о том, что все работники должны дать письменные пояснения о том, находились ли лица, совместно с которыми проживает сотрудник, в странах, где зафиксированы случаи заболевания. Если сам работник или проживающее с нии лицо были в стране с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой, то сотрудник обязан оформить больничный.
С 20 марта до 1 июля 2020 года Российское Правительство ввело Временные правила оформления листков нетрудоспособности, назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности в случае назначения карантина (утв. Постановлением Правительства РФ от 18.03.2020 №294).
Согласно этим правилам порядок действия следующий:
● Гражданин, т.е. застрахованное лицо, прибывший в Россию из страны, где зарегистрированы случаи заболевания коронавирусом, либо проживающий с таким человеком, должен через личный кабинет на сайте Фонда социального страхования подать заявление на больничный.
● Фонд передает информацию в медицинскую организацию, которая формирует электронный листок временной нетрудоспособности. Больничный оформляется сразу на 14 дней.
● Фонд получает информацию о больничном от медорганизации, идентифицирует страхователя и запрашивает у него сведения для назначения и выплаты пособия.
● Страхователь в течение двух рабочих дней с даты получения запроса от фонда или с даты, когда работник сообщил номер больничного, представляет нужные сведения, после чего фонд выплачивает пособие.
К заявлению в Фонд социального страхования необходимо приложить следующие документы:
● электронные образцы первого листа загранпаспорта с фотографией, а также страниц с отметками о пересечении госграницы РФ;
● электронный билет, который подтверждает, что застрахованное лицо было на территории иностранного государства;
● электронные образцы документов, которые подтверждают совместное проживание с теми, кто вернулся из «зараженных» стран.
Если медорганизация выдала больничный на основании очного визита и/или осмотра физического лица, то она не позднее следующего рабочего дня должна передать в ФСС сведения о выдаче электронного листка временной нетрудоспособности. Дальше порядок действий аналогичный тому, что представлен выше.
Если прибывший из-за границы или проживающий совместно с прибывшими сотрудник не оформил больничный, то необходимо оценить имеются ли основания для его отстранения от работы и если они есть, то принять соответствующие действия, дающие основания для отстранения, например, уведомить в Роспотребнадзор о наличии такого работника..
Карантин
Основанием для оформления больничного также является объявление карантина. Это работает и в отношении застрахованного лица, и если у застрахованного лица есть дети, а карантин объявлен в детском саду или школе. В таких случаях застрахованные лица также обеспечены пособием по временной нетрудоспособности.
Удаленная работа
Чтобы обеспечить соблюдение мер, направленных на предотвращение распространения коронавирусной инфекции, работодатель может договориться с сотрудником, что он будет выполнять свои трудовые обязанности дистанционно — чаще всего речь идет о работе из дома.
Для перехода на дистанционную работу с работником, трудящемуся по действующему трудовому договору, нужно будет заключить дополнительное соглашение к договору. Лучше всего в этом документе прописать:
● порядок и сроки обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, программным обеспечением (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).
● порядок и сроки возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Целесообразно четко указать, какие именно расходы подлежат возмещению и какими документами они должны быть подтверждены и т.д.;
● порядок использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ);
● порядок и сроки представления отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
На дистанционных работников также распространяются правила внутреннего трудового распорядка. Работодатель без изменений исполняет обязанности, направленные на обеспечение безопасных условий и охраны труда со спецификой удаленного способа ведения работы, в том числе расследование и учет несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Если сотрудник не согласен работать дистанционно и работодателю не удается достичь с ним договоренностей, то возможно внесение соответствующих изменений в должностную инструкцию, Правила внутреннего трудового распорядка дня и иные локальные акты. Важно: в отношении действующих работников изменения должны осуществляться с обязательным предупреждением-уведомлением за 2 месяца в установленном законом порядке.
Неполный рабочий день
Среди антикризисных вариантов поведения работодателя законодательство предусматривает введение режима неполного рабочего времени.
Установить такой режим можно как на основе достижения договоренностей с сотрудниками путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, так и в одностороннем порядке по инициативе работодателя.
Важно: законом установлен предельный срок, на который может быть введен режим неполного рабочего времени, но нет ограничений по тому, сколько раз в год можно его вводить.
Следует учитывать, что причины экономического характера сами по себе не могут являться основанием для введения неполного рабочего времени. В случае наличия финансовых трудностей работодателю следует изменить систему организации труда, произвести структурную реорганизацию, в результате которой прежние условия трудовых договоров не могут быть сохранены. Недостаточно просто обновить штатное расписание компании и перераспределить обязанности, фактически сократив часть работников.
Отпуск без сохранения заработной платы
Пожалуй, многие работодатели задумываются о возможности предоставления сотрудникам отпусков без сохранения заработной платы. Однако Трудовой кодекс предусматривает такие отпуска только на основании личного заявления работника. На практике случается, что работодатели оказывают давление на работника.
Важно: если сотруднику удастся доказать, что заявление им было написано вынужденно, работодателю грозит не только привлечение к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, но и риск взыскания оплаты неполученного сотрудником заработка за весь период незаконного лишения работы, а также компенсации морального вреда.
В период подобного отпуска сотрудник не должен присутствовать на работе и выполнять обязанности. Именно это обстоятельство чаще всего проверяют суды при определении вынужденного характера написания заявления.
Пересмотр условий оплаты труда
Конечно, работодатель вправе пересмотреть условия оплаты труда. Как и другие условия трудового договора, они могут быть изменены по соглашению сторон или работодателем в одностороннем порядке, установленном Трудовым кодексом. Принимая решение об изменениях советуем работодателю следующее:
● Изменения не должны распространяться на прошлые периоды.
● Уменьшая размер заработной платы, не следует увлекаться. МРОТ не может быть ниже прожиточного минимума трудоспособного населения (ст. 133 ТК РФ).
● Уменьшение заработной платы не должно ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством, а не по сравнению с предыдущим размером оплаты труда.
● Сократить расходы на оплату труда можно, частично выплачивая работнику оклад в натуральной форме, если работник на это согласен. Размер выплат в натуральной форме не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ).